все о заработке в интернете
инфо-бизнесе с нуля, электронной коммерции
Мой профиль Вконтакте

20 трюков, которые могут сделать из вас эксперта по работе в Excel

Всем привет. Сегодня хотел бы немного отклониться от тематики блога и написать довольно-таки познавательную статью, которая может быть полезна широкому кругу читателей. А также тем, кто занимается рекламой в Яндекс.Директ и сбором семантических ядер. И так, тема сегодня «Работа с ячейками в Excel». Статья будет полезна как для профессионалов своего дела, так и для чайников.

секреты работы в excel

После того как Microsoft выпустил Excel версии 2010 года, в нём появилось очень много новых функций. Для того чтобы разобраться с кучей больших данных, нельзя игнорировать значительную роль, которую играет Excel в повседневной работе. Однако, как для начинающих, так и продвинутых пользователей есть еще много полезных советов, уроков и рекомендаций, которые неизбежно упускаются из виду. Здесь приводятся 20 секретов по работе с таблицами Excel, которые вы могли не знать. Обратите внимание, что все эти функции основаны на работе с Microsoft Excel 2010, хотя некоторые применимы и в версиях 2013 года.

1. Как выделить всё за один клик

Вы, возможно, знаете, как выделить всю информацию помощью Ctrl + А, но мало кто знает, что это можно сделать, кликнув один раз в уголке, как показано на скриншоте ниже. В результате все данные будут выделены за секунду.

выделить за один клик

2. Как открывать сразу несколько файлов за одно нажатие

Чем открывать файлы по одному, когда у вас есть несколько файлов, которые необходимо обработать, существует удобный способ открыть их все одним кликом. Выберите файлы, которые вы хотите открыть, а затем нажмите клавишу Enter на клавиатуре, все файлы откроются одновременно.

открыть все за одни клик

несколько листов

3. Как передвигаться легко между разными файлами

Если у вас открыто несколько электронных таблиц, то переключение между ними может принести некоторые неудобства, так как работа над неправильным листом может испортить весь проект. С помощью клавиш Ctrl + Tab можно свободно переключаться между разными файлами. Эта функция также применима и для других файлов, таких как различные вкладки Windows в Firefox, если вы работаете под Windows 7.

4. Как создать новый ярлык в меню

В верхнем меню есть три ярлыка, «сохранить», «отменить ввод» и «повторить ввод». Однако, если вы хотите использовать больше ярлыков, например, «копировать» и «вырезать», вы можете задать их следующим образом: Файл > параметры > панель быстрого доступа, добавьте «вырезать» и «копировать» из левой колонки в правую, сохраните. Вы увидите две дополнительные клавиши, которые появятся в верхнем меню.

как создать новый ярлык

5. Как добавлять диагональные линии к ячейке

При создании списка адресов, например, одноклассников, вам может понадобиться диагональная линия в первой ячейке, чтобы отделить различные атрибуты строк и столбцов. Как это сделать? Всем известно, что зайдя в главная > шрифт > границы можно изменять различные виды границ для ячейки и даже добавить разные цвета. Однако, если вы выберите функцию «больше границ», то там можно найти и другие линии, например, диагональную линию. Нажмите на неё и сохраните. Таким образом, вы легко можете работать со списками.

добавить диагональную линию

6. Как добавить несколько новых строк или столбцов

Возможно вы знаете способ, как добавить одну новую строку или столбец, но на это тратится много времени, если вам нужно вставить сразу много строк и столбцов. Лучший способ — это выбрать Х-количество строк или столбцов (X — два или более), если вы хотите добавить строки или столбцы сверху или слева. Правой кнопкой мыши нажмите на выделенных строках или столбцах и выберете «Вставить» из выпадающего меню. Новые строки будут вставлены строкой выше или слева от столбца.

добавить колонку

arrowdown07

добавить строку

7. Как быстро перемещаться и копировать данные в ячейках

Если вы хотите быстро переместить один столбец с данными в электронной таблице, сделать это можно следующим образом: выделите его и переместите указатель мыши к границе, после того, как она превратится в крестик, перетащите столбец. Что делать, если вы хотите скопировать данные? Нажмите на кнопку Ctrl и перетащите данные; в новый столбец скопируются все выбранные данные.

8. Как быстро удалить пустые ячейки

Некоторые данные по умолчанию будет пустыми по разным причинам. Если вам нужно удалить их, чтобы сохранить точность, особенно при вычислении среднего значения, быстрый способ – это отфильтровать все пустые ячейки и удалить их одним щелчком мыши. Выберите столбец, который необходимо отфильтровать, зайдите в раздел «данные» > «фильтр», снимите галочку с опции «выделить все», а затем выберите последний вариант, пустые ячейки. Будут сразу показаны все. Возвратитесь на начальную страницу и нажмите кнопку «удалить».

9. Поиск спецсимволов

Вы, наверняка, знаете, как активировать быстрый поиск с помощью клавиш Ctrl + F, но есть символы, которые используются для активации еще одного вида поиска — вопросительный знак и звёздочка. Они используется, когда вы не уверены в конечном результате. Вопросительный знак обозначает один символ, а звёздочка представляет один или более символов. Что делать, если нужно найти вопросительный знак и звёздочку в тексте, как целевой результат? Не забудьте добавить знак волны перед ними.

поиск спецсимволов

10. Как сгенерировать уникальное значение в столбце

Вы знакомы с основной функцией фильтра, но мало кто пользуется расширенным фильтром, который часто применяться, когда необходимо отфильтровать уникальные значения данных в столбце. Выберите столбец, откройте вкладку данные > дополнительно. Появится всплывающее окно. Как показано на скриншоте, нажмите кнопку «скопировать результат в другое место», которое должно соответствовать значению, которое выделено на скриншоте вторым красным прямоугольником. Затем укажите целевое местоположение, введя значение или выделив нужный диапазон мышкой. В данном примере уникальные имена могут быть сформированы из столбца A и показаны в столбце Е. Не забудьте выбрать только уникальные записи, затем нажмите кнопку ОК.

перенос уникальных значений

11. Как ограничить ввод с помощью функции проверки данных

Для того чтобы сохранить достоверность данных, иногда нужно ограничить вводимое значение, и предложить некоторые советы для дальнейших шагов. Например, возраст в этом листе должен быть целым числом, и все люди, участвующие в этом опросе, должны быть в возрасте от 18 до 60 лет. Чтобы гарантировать, что данные за пределами этого возрастного диапазона не будут введены, заходим в меню «данные > проверка данных > настройка», вводим условие и переходим во вкладку «сообщение для ввода», чтобы дать подсказки, например, «пожалуйста, введите ваш возраст в виде целого числа. Оно должно быть в пределах от 18 до 60». Пользователи увидят эту подсказку, когда наведут указатель мыши на эту область, и получат предупреждение, если введенная информация неверна.

проверка данных

создание условия

12. Быстрая навигация с помощью Ctrl + стрелка

При нажатии Ctrl + любая кнопка со стрелками на клавиатуре, можно перейти к краю листа в разных направлениях. Если вы хотите перейти к нижней строке с данными, попробуйте нажать Ctrl + кнопка вниз.

13. Как транспонировать данные из строки в столбец

Вы можете использовать эту функцию, если хотите перенести данные для их лучшего отображения. Однако, вам, конечно, не захочется все заново перепечатывать. А это и не нужно, если вы знаете, как использовать функцию транспонирования. Вот как: скопируйте область, которую вы хотите перенести, переместите указатель мыши в другое пустое место. Перейдите в раздел главная > вставить > транспонировать, обратите внимание, что эта функция не будет активна, пока вы не скопируете данные.

транспонирование данных

14. Как тщательно скрыть данные

Практически все пользователи знают, как скрыть данные, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав функцию скрыть. Лучшим и простым способом тщательно скрыть данные – это использовать функцию «Формат ячеек». Выделите диапазон и перейдите в раздел Главная > Шрифт > Формат ячейки > вкладка «число» > Все форматы > Наберите в поле тип ;;; — > нажмите кнопку ОК. После этого все значения в выделенной области будет невидимым. Их можно будет увидеть только в области предварительного просмотра, следующей за кнопкой функции.

скрыть нужные данные

15. Как писать текст с символом &

Ниже вы видите четыре колонки с разными текстами, но что делать, если я хочу скомпоновать их в одно значение в одной ячейке? Во-первых, переместите курсор, куда вы будет вставлять скомпонованный результат, воспользуйтесь формулами с &, как показано на скриншоте ниже. Нажмите «Enter»: все данные в A2, B2, C2 и D2 будут объединены. В результате получится: ИванРоссия23@ в E2.

составить текст со спецсимволами

16. Как изменить регистр текста

Изменить регистр текста можно, воспользовавшись простыми формулами: ПРОПИСН, СТРОЧН и ПРОПНАЧ. Формула ПРОПИСН делает все буквы заглавными, СТРОЧН – строчными, ПРОПНАЧ – делает заглавной только первую букву. Это особенно полезно для тех, кто работает в Microsoft Excel с Яндекс.Директ при составлении объявлений из ключевых слов, которые пишутся, как правило, с маленькой буквы. Я с этим тоже сталкивался, и мне приходилось все это делать через Word.

как изменить регистр

17. Значения, начинающиеся с 0

Когда входное значение начинается с нуля, Excel удалит ноль по умолчанию. В данном случае формат ячеек менять необязательно. Можно просто добавить одну кавычку перед первым нулём, как показано на рисунке.

значения, начинающиеся с нуля

18. Как ускорить ввод сложных условий с помощью автозамены

Если вам нужно использовать ещё раз какое-то значение, а оно является достаточно сложным для ввода, то лучшим способом будет использование функции Автозамены, которая заменит ваш текст на нужный. Возьмем, например, мое имя Александр Пузатых, которое можно заменить на АП. Каждый раз, когда я буду вводить АП, оно будет автоматически заменяться на моё полное имя. Зайдите в файл > параметры > правописание > параметры автозамены, и введите правильный текст для замены, как показано на рисунке.

автозамена

19. Как за один клик получить больше данных о документе

Большинство пользователей знают, как проверить данные в нижней части листа Excel, такие как количество значений, среднее и так далее. Однако, вы ещё можете переместить курсор в нижнюю вкладку и щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы получить больше значений, как показано ниже.

дополнительные данные о документе

20. Как переименовать лист, используя двойной щелчок

Существует несколько способов переименовать листы, и большинство пользователей делают это правой кнопкой мыши: клик правой кнопкой мыши > переименовать. Но на это может уйти много времени. Лучше просто кликнуть два раза левой кнопкой и переименовать лист.

Это были всего лишь основы.

На этом буду заканчивать свой огромный текст. Если вам было интересно, поделитесь статьёй в социальных сетях. И делитесь мнением в комментариях.

С уважением, Александр Пузатых

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!